Najczęściej słyszymy to samo: „zmieniłbym biuro, ale boję się, że coś się pogubi". Strach zrozumiały, bo w grę wchodzą dokumenty i terminy. Tyle że dobrze zaplanowane przejście jest nudne i bezpieczne, a Twoi kontrahenci nawet go nie zauważą.
Kiedy najlepiej zmienić biuro
Formalnie możesz to zrobić w dowolnym momencie. Najwygodniej na koniec miesiąca lub kwartału, bo rozliczenia są wtedy domknięte i widać wyraźną granicę odpowiedzialności między starym a nowym biurem. Przełom roku jest najczystszy, ale nie ma po co na niego czekać, jeśli obecna obsługa zawodzi już dziś.
Krok po kroku
- Sprawdź umowę z obecnym biurem — okres wypowiedzenia i formę (zwykle 1 miesiąc).
- Wybierz nowe biuro i ustal datę przejęcia obsługi oraz zakres usług.
- Złóż wypowiedzenie dotychczasowemu biuru na piśmie.
- Udziel pełnomocnictw nowemu biuru (UPL-1 do e-Urzędu Skarbowego, pełnomocnictwo ZUS).
- Odbierz dokumentację — księgi, rejestry VAT, ewidencje, akta pracownicze.
- Nowe biuro weryfikuje przejęte rozliczenia i przejmuje bieżącą obsługę.
Jakie dokumenty przekazać
- Księgi i ewidencje za bieżący rok (oraz dane porównawcze z lat poprzednich).
- Rejestry i deklaracje VAT, pliki JPK.
- Ewidencję środków trwałych i wyposażenia.
- Dokumentację kadrowo-płacową, jeśli zatrudniasz pracowników.
A co z zaległościami i błędami
Zdarza się, że poprzednie biuro zostawia zaległe księgowania albo pomyłki. Wtedy najpierw robimy przegląd dokumentacji, wyceniamy uporządkowanie i dopiero potem wchodzimy w bieżącą obsługę. Odkładanie tego nic nie daje, bo zaległości rosną razem z odsetkami, a kontrola lubi trafiać akurat w taki bałagan.
Jak robimy to u nas
Przejmujemy dokumentację od poprzedniego biura, formalności skracamy do podpisania pełnomocnictw i prowadzimy rozliczenia bez jednego dnia przerwy. Zaczynamy od bezpłatnej wyceny. Zobacz czym się zajmujemy i napisz do nas.