To pytanie słyszymy od niemal każdego, kto zakłada firmę albo planuje zmiany na nowy rok. Ryczałt i KPiR to dwie najczęściej wybierane formy dla jednoosobowych działalności i wspólników spółek osobowych. Cała różnica sprowadza się do jednego: od czego liczysz podatek.
Na czym polega różnica
W KPiR podatek płacisz od dochodu — czyli przychodu pomniejszonego o koszty jego uzyskania. Możesz więc odliczać wydatki firmowe: sprzęt, paliwo, usługi, abonamenty. W ryczałcie podatek liczony jest od przychodu, bez prawa do kosztów — za to według niższej stawki procentowej.
| Kryterium | Ryczałt | KPiR |
|---|---|---|
| Podstawa podatku | Przychód (bez kosztów) | Dochód (przychód − koszty) |
| Koszty uzyskania | Nie odliczasz | Odliczasz |
| Stawka | 2% / 3% / 5,5% / 8,5% / 10% / 12% / 12,5% / 14% / 15% / 17% wg branży | Skala 12% i 32% albo liniowy 19% |
| Ewidencja | Prosta — ewidencja przychodów | Pełniejsza — przychody i koszty |
| Składka zdrowotna | Zryczałtowana (wg progu przychodu) | Od dochodu (liniowy 4,9% / skala 9%) |
| Najlepsze dla | Niskich kosztów: IT, usługi, najem | Wysokich kosztów: handel, produkcja |
Kiedy opłaca się ryczałt
- Masz niskie koszty prowadzenia działalności (usługi, wolne zawody, IT).
- Twoja branża korzysta z niskiej stawki — np. 8,5%, 12% lub 14%.
- Zależy Ci na prostej ewidencji i mniejszej liczbie obowiązków.
- Twoje przychody nie przekraczają limitu 2 mln euro rocznie.
Kiedy opłaca się KPiR
- Ponosisz wysokie koszty (towary, materiały, podwykonawcy, sprzęt).
- Chcesz obniżać podstawę opodatkowania przez amortyzację i wydatki firmowe.
- Rozliczasz się liniowo (19%) lub na skali i korzystasz z ulg oraz kwoty wolnej.
Pułapka składki zdrowotnej
Tu najwięcej osób się myli. Od 2022 roku składka zdrowotna zależy od formy opodatkowania, a w 2026 ruszyła z wyższego minimum, bo zapowiadaną obniżkę zawetował Prezydent. Na ryczałcie składka jest zryczałtowana i rośnie skokowo po przekroczeniu 60 tys. i 300 tys. zł przychodu. Na skali to 9% dochodu, a liniowo 4,9%. Patrzenie na „sam podatek" potrafi więc wyprowadzić na manowce. Liczy się to, co realnie wychodzi z kieszeni razem ze składką.
Jak to rozstrzygnąć
Gotowej odpowiedzi nie ma, bo wynik zależy od tego, ile wydajesz na firmę, w jakiej jesteś branży i co planujesz na dany rok. Jedyny pewny sposób to policzyć oba warianty na własnych liczbach. Zrób to przed początkiem roku, bo formę zmienia się tylko w określonym terminie i później trzeba czekać kolejnych dwanaście miesięcy.
Takie porównanie przygotowujemy w ramach bezpłatnej wyceny. Dostajesz szacunek obciążeń dla ryczałtu i KPiR obok siebie, więc widać od razu, gdzie zostaje więcej.